國家機關、人民團體和企業(yè)事業(yè)單位，在公務活動中為推動工作、進行管理而形成與使用的，有一定格式和法定效力的文書書面材料，也稱作“公務文書”。

公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，泛指國家、黨派、政府機關、群眾團體、工廠、農村、部隊、學校等之間，在公務活動中產生的具有現(xiàn)實和歷史作用的所有書面材料、技術資料、往來的信件和文件，也稱作“機關應用文”，如各類文件、表報、圖紙、照片、錄音錄像磁帶等。狹義的公文是指國家行政機關的公文。

公文是由特定的作者制定和發(fā)布的。所謂特定作者，是指依法成立的、并能以自己的名義行使權力和負擔義務的組織和個人。公文是法定機關制定的，它代表機關的發(fā)言，具有法定的權威和行政的約束力。公文具有程式化和規(guī)格化的特點，是一種特定的、以說明為主的應用文體；在應用實踐中，由于權威性、嚴肅性、準確性和效率的要求，形成了獨特的程式和規(guī)格，有著統(tǒng)一的分類、名稱和格式。公文是政策性和政治性的集中體現(xiàn)，它的政治性質決定于黨和國家機關的政治性質，它服從并服務于實現(xiàn)國家政權的政治目標。公文是為了辦理公務而產生的，是一種以“簡”、“準”、“實”為特點的應用文體；公文的內容必須是有關公務的。

公文的任務包括傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗等六個方面。這六個方面的任務是不能截然分開的，他們之間是相互滲透、相互結合的。

各類機關、單位在自己的工作職能和業(yè)務范圍內，由于日常工作的需要形成了許多不同類型的公文。這些公文，可以不同的角度、不同的層次、按照不同的標準進行不同的劃分。

按公文發(fā)出后的運轉方向可以分為上行公文、下行公文、平行公文。上行公文是一種由下級機關單位向上級機關發(fā)送的公文，主要是反映本機關工作的實際情況、請求指示等，如請示、報告、工作總結、情況簡報等。下行公文是一種由上級機關發(fā)給所屬下級機關的，主要是對下級機關進行工作上的指導、答復問題等，如命令、通知、通報、決定、指示、批復、公告等。平行公文是一種在相互平行的機關之間或互不隸屬的機關之間發(fā)布的公文，用于互通情況、商洽問題等，如公函、協(xié)議等。

按公文的處理時限要求，可以把公文分為特急公文(特急件)、急辦公文(急件)、一般時限公文(常規(guī)公文或單件)。

從公文的機密程度和閱讀范圍，可以把公文劃分為絕密文件、機密文件、秘密文件、普通文件。

從公文的制定機關劃分，還可把公文分為黨的文件、政府文件、專門文件、法規(guī)文件等。

公文從文字上看，多數(shù)是兼有記敘文、說明文、議論文的特點，要求簡明扼要，措詞用語要準確，文字要樸實，內容要實事求是，觀點明確，要求清楚。寫公文不應采用文學作品的筆法和語言。說明性的文字，多用直述，但不必象學術論文那樣詳細論證；忌用描繪，一般不采用描寫、抒情、夸張的筆法。