書(shū)信包括一般書(shū)信和專用書(shū)信。一般書(shū)信即指私人往來(lái)的信件。專用書(shū)信包括感謝信、表?yè)P(yáng)信、慰問(wèn)信、推薦信、介紹信、證明信、咨詢信、申請(qǐng)書(shū)、聘書(shū)、決心書(shū)、倡議書(shū)、建議書(shū)、挑戰(zhàn)書(shū)等。專用書(shū)信具有專門性和內(nèi)容上的規(guī)定性。公開(kāi)的專用書(shū)信大都用標(biāo)題標(biāo)明信件的性質(zhì)。以團(tuán)體署名的專用信件，一般不加結(jié)束語(yǔ)與問(wèn)候語(yǔ)。
(1)一般書(shū)信
包括稱呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、署名、日期五個(gè)部分，每個(gè)部分都有一定的格式。
①稱呼。當(dāng)面怎樣稱，信上也要怎樣稱。要頂格寫(xiě)在第一行，稱呼后邊用冒號(hào)。
②正文。正文是信的主要部分，要說(shuō)的話都在這里。正文前可以有問(wèn)候語(yǔ)。如“你好”、“近來(lái)工作忙嗎”之類。這個(gè)問(wèn)候語(yǔ)要縮兩格寫(xiě)，也可以自成一段。如果問(wèn)候語(yǔ)自成一段了，正文就要從另一行縮兩格開(kāi)始寫(xiě)，轉(zhuǎn)行頂格。正文要分段，最好一事自成一段。每段開(kāi)始都要空兩格。要做到真誠(chéng)、得體、簡(jiǎn)明、慎重。
③結(jié)束語(yǔ)。結(jié)束語(yǔ)也叫致敬語(yǔ)，是禮貌語(yǔ)言。致敬語(yǔ)應(yīng)該因人因具體情況而定。格式一般分兩行，以“此致敬禮”為例，“此致”寫(xiě)在文后第一行縮兩格處，“敬禮”寫(xiě)在第二行頂格處。
④署名。寫(xiě)在正文后第三行右方(寫(xiě)完署名，后面應(yīng)空兩格)。
⑤日期。寫(xiě)在正文后第四行的右方(寫(xiě)完日期，后面應(yīng)空兩格)。如果整封信已寫(xiě)完，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏，或又有什么話要說(shuō)，可補(bǔ)寫(xiě)在后面，加“又及”、“另外”、“還有”字樣。
[示例]
親愛(ài)的×××:
您好！
最近一個(gè)時(shí)期，對(duì)于我畢業(yè)后選擇職業(yè)志愿的問(wèn)題，我和媽媽各有各的想法，意見(jiàn)總不能統(tǒng)一。所以，我去信和您談?wù)勎业南敕?，希望能得到您的支持?br>做一名優(yōu)秀的技術(shù)工人一直是我最大的愿望。您還記得嗎？小時(shí)候當(dāng)我獨(dú)自把壞掉的插座修好時(shí)，您夸我心靈手巧，說(shuō)我長(zhǎng)大了一定是個(gè)有出息的人。做一個(gè)技術(shù)工人并不可恥。假設(shè)一間工廠如果只有腦力勞動(dòng)者而沒(méi)有一名優(yōu)秀的技工，那么機(jī)器出現(xiàn)故障時(shí)由誰(shuí)來(lái)修理它，讓它重新工作呢？即使作為一個(gè)工人，我也能繼續(xù)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，在工作崗位上邊實(shí)踐邊檢驗(yàn)學(xué)到的知識(shí)，鍛煉自己，以便成為一名優(yōu)秀的技師。
親愛(ài)的×××,我想，也許我的選擇在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)讓母親失望、難過(guò)，但相信在不久的將來(lái)，她會(huì)理解我的。請(qǐng)相信我的選擇，請(qǐng)讓我走自己的路！
　祝
身體健康，萬(wàn)事如意！

×××　　
××××年××月××日

(2)專用書(shū)信
①感謝信
是對(duì)某個(gè)單位或個(gè)人的關(guān)懷、支援、幫助表示感謝的信。這種信可以直接給對(duì)方或?qū)Ψ剿趩挝?，也可以張貼在對(duì)方單位內(nèi)或所在地的公共場(chǎng)所，還可以交給報(bào)紙、廣播電臺(tái)、電視臺(tái)刊登或播映。
感謝信的格式如下：
a.第一行正中用較大的字體寫(xiě)上“感謝信”三個(gè)字。如果寫(xiě)給個(gè)人，這三個(gè)字可不寫(xiě)。有的還在“感謝信”三個(gè)字的前邊加上一個(gè)定語(yǔ)，說(shuō)明是因?yàn)槭裁词虑閷?xiě)給誰(shuí)的感謝信。
b.稱呼。第二行頂格寫(xiě)出被感謝單位名稱或個(gè)人姓名，姓名后可加適當(dāng)?shù)姆Q呼，稱呼后用冒號(hào)。如果感謝的對(duì)象比較多，可把感謝對(duì)象放在正文中間提出。
c.正文。第三行空兩格寫(xiě)起。要寫(xiě)清對(duì)方在什么時(shí)間、什么地點(diǎn)，由于什么原因做了什么事，對(duì)自己或單位有什么支持或幫助，事情有什么好的結(jié)果或影響。還要寫(xiě)清楚從中表現(xiàn)了對(duì)方哪些好思想、好品德、好風(fēng)格。最后表示自己或所在單位向?qū)Ψ綄W(xué)習(xí)的態(tài)度和決心。文字要精練，感情要真摯。
d.結(jié)束語(yǔ)，即致敬語(yǔ)。另起一行空兩格寫(xiě)上“此致”,下一行頂格寫(xiě)上“敬禮”。
e.署名、日期。在正文后第三行右方寫(xiě)上發(fā)信單位名稱或者個(gè)人姓名，在正文后第四行右方寫(xiě)上發(fā)信的日期。(寫(xiě)完署名、日期，后面應(yīng)空兩格)
[示例]

感謝信

××醫(yī)院全體醫(yī)生及護(hù)士：
我村五保老人×××因下肢潰爛前往貴科室治療期間，得到了你們的熱情接待，并被給予了高超的技術(shù)治療以及熱情周到的護(hù)理。在此向你們致以衷心的感謝！
同時(shí)，我們也感謝醫(yī)院的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，感謝你們培養(yǎng)出像姜主任、劉大夫這樣的好醫(yī)生！千言萬(wàn)語(yǔ)的感謝最后只能匯成一句祝福的話：真心祝愿醫(yī)院××科全體醫(yī)護(hù)人員身體健康，全家幸福！
　此致
敬禮

××鄉(xiāng)××村民委員會(huì)
××××年××月××日

②表?yè)P(yáng)信
是對(duì)某些單位或個(gè)人的模范事跡和高尚風(fēng)格表示頌揚(yáng)的信件。這種信件可以是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體表?yè)P(yáng)所屬的某一單位或某一個(gè)人的，也可以是群眾之間的互相表?yè)P(yáng)。表?yè)P(yáng)信張貼在被表?yè)P(yáng)的單位、個(gè)人的所在地或公共場(chǎng)所，也可以在報(bào)紙上發(fā)表，在電臺(tái)廣播，在授獎(jiǎng)大會(huì)上宣讀。
表?yè)P(yáng)信的格式和寫(xiě)法與感謝信相同。
[示例]

表?yè)P(yáng)信

可親可敬的獻(xiàn)血者：
5月12日四川汶川發(fā)生8.0級(jí)大地震，人員傷亡慘重，急需大量的血液。5月21日9點(diǎn)，由×××分校紅十字會(huì)組織的“愛(ài)心獻(xiàn)血，感恩社會(huì)”無(wú)償獻(xiàn)血活動(dòng)在圖書(shū)館前的廣場(chǎng)拉開(kāi)序幕。來(lái)自××學(xué)院各年級(jí)的同學(xué)積極自愿地參與了這次獻(xiàn)血活動(dòng)。
××學(xué)院的30名學(xué)子們積極參加無(wú)償獻(xiàn)血的行動(dòng)不僅挽救了許多人的生命，而且弘揚(yáng)了救死扶傷、樂(lè)于助人的奉獻(xiàn)精神，充分體現(xiàn)了當(dāng)代大學(xué)生以真情奉獻(xiàn)社會(huì)，以愛(ài)心溫暖校園的崇高思想品德。你們獻(xiàn)出一份愛(ài)心，將使整個(gè)社會(huì)變得更加溫馨與和諧！我們相信，全體師生都將以你們?yōu)榘駱?，加入到無(wú)償獻(xiàn)血的隊(duì)伍中來(lái)，在四川人民需要我們的時(shí)候，奉獻(xiàn)我們的熱血和愛(ài)心。
最后，真誠(chéng)地感謝××學(xué)院所有獻(xiàn)血的和有心獻(xiàn)血的同學(xué)們！祝愿你們今后身體健康，學(xué)業(yè)有成，為國(guó)家和學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)！

×××分校紅十字會(huì)　　
××××年××月××日

③慰問(wèn)信
是組織、部分群眾或某個(gè)人向有關(guān)集體、個(gè)人表示慰勞、問(wèn)候、致意的書(shū)信。所謂有關(guān)集體或個(gè)人分作兩類：一類是在“兩個(gè)文明”建設(shè)中作出了重大貢獻(xiàn)的，一類是由于某種原因而遇到暫時(shí)困難或遭受嚴(yán)重?fù)p失的。
慰問(wèn)信的格式和寫(xiě)法與感謝信(正文除外)相同。慰問(wèn)信的正文內(nèi)容，首先說(shuō)明寫(xiě)慰問(wèn)信的原因，或是因?yàn)閷?duì)方在工作中取得了成績(jī)，或是因?yàn)閷?duì)方遇到了暫時(shí)的困難和挫折；其次，敘述對(duì)方的模范事跡或遇到困難時(shí)表現(xiàn)出來(lái)的高貴品質(zhì)，并向?qū)Ψ奖硎疚繂?wèn)；再次，寫(xiě)一些贊揚(yáng)、鼓勵(lì)和祝愿的話。語(yǔ)氣要誠(chéng)懇、真切，行文要樸實(shí)。
[示例]

致全體退休教師的慰問(wèn)信

尊敬的退休教師們：
你們好！
在敬老日來(lái)臨之際，請(qǐng)接受我們對(duì)你們的親切慰問(wèn)，并祝你們身體健康，合家幸福。
在過(guò)去的歲月里，你們把汗水灑在了哺育學(xué)生的講臺(tái)上，留下的經(jīng)驗(yàn)和輝煌至今仍是我校引以為傲的財(cái)富?！痢痢痢列W(xué)的歷史上，記載著你們不可磨滅的貢獻(xiàn)，××××小學(xué)的創(chuàng)業(yè)途中，仍期盼著你們的關(guān)注和支持。莫道桑榆晚，為霞尚滿天。衷心希望，老教師在科學(xué)安排好自己的晚年生活的同時(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，有所作為，繼續(xù)開(kāi)展一些有益于身心健康的活動(dòng)，不斷提高生活質(zhì)量，繼續(xù)發(fā)揮余熱，多做些貢獻(xiàn)社會(huì)、有益家庭、教育青年、促進(jìn)穩(wěn)定的工作，真誠(chéng)歡迎你們常回?？纯矗瑸閷W(xué)校的發(fā)展出謀劃策。
祝節(jié)日快樂(lè)！

××市××××小學(xué)　　
××××年××月××日

④介紹信
是派遣人員去外單位聯(lián)系工作、洽談事務(wù)、參加會(huì)議、了解情況時(shí)所使用的信件，對(duì)派遣人員起介紹和證明的作用。介紹信的格式如下：
a.題目。第一行正中寫(xiě)“介紹信”三個(gè)字，用大號(hào)字。
b.稱呼。第二行頂格寫(xiě)聯(lián)系單位的名稱或個(gè)人姓名，后加冒號(hào)。
c.正文。第三行空兩格寫(xiě)起。如實(shí)填寫(xiě)受遣人員的姓名和基本情況，并用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言寫(xiě)明接洽的事項(xiàng)和對(duì)接洽單位的要求等。
d.致敬語(yǔ)。與書(shū)信致敬語(yǔ)寫(xiě)法相同。
e.署名、日期。在正文后第三、第四行右方分別寫(xiě)明介紹單位的名稱或個(gè)人姓名和日期，單位介紹要加蓋公章。
f.最后一行左方注明有效期，天數(shù)要大寫(xiě)。
[示例]

介紹信

尊敬的×××公司：
您好。
在校大學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)是大學(xué)生理論聯(lián)系實(shí)際、在實(shí)踐中成長(zhǎng)的有效途徑。根據(jù)團(tuán)省委的指示精神，我院每年都組織大學(xué)生利用假期通過(guò)各種形式參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，茲介紹我院××級(jí)××××專業(yè)××同學(xué)在寒假期間到貴單位聯(lián)系進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，請(qǐng)給予大力支持！
　此致
敬禮！

××(學(xué)院)委員會(huì)　　
××××年××月××日

⑤證明信
是證明某人身份、經(jīng)歷等情況或證明某件事情真相的專用書(shū)信，它一般以組織名義寫(xiě)，格式如下：
a.名稱。第一行正中用大號(hào)字寫(xiě)“證明”二字。
b.稱呼。第二行頂格寫(xiě)需要證明信的單位的名稱，后加冒號(hào)。
c.正文。第三行空兩格寫(xiě)清要證明的人或事物的具體內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分段書(shū)寫(xiě)。內(nèi)容要真實(shí)可靠。
d.正文結(jié)束后，另起一行，空兩格寫(xiě)“特此證明”。
e.署名、日期。在“特此證明”下一行右方寫(xiě)證明單位的名稱，并加蓋公章。在單位名稱下邊寫(xiě)年、月、日。
[示例]

證明

總務(wù)處：
我班李剛同學(xué)不慎遺失?；找幻叮?hào)碼為1024,請(qǐng)予以辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。
特此證明。

初一(2)班班主任
賀云(蓋章)　　
××××年××月××日

⑥倡議書(shū)
是集體或個(gè)人首先公開(kāi)提出某種建議的專用書(shū)信。格式如下：
a.名稱。第一行正中用大號(hào)字寫(xiě)上“倡議”或“倡議書(shū)”或“……的倡議書(shū)”。
b.正文。第二行空兩格寫(xiě)正文(有的在第二行頂格寫(xiě)稱呼)。正文要寫(xiě)清提出倡議的背景和目的、倡議的內(nèi)容和事項(xiàng)，然后寫(xiě)上倡議者的決心和希望。
c.署名、日期。正文右下方分兩行寫(xiě)上發(fā)出倡議的單位名稱或個(gè)人(幾個(gè)人)姓名，注明日期。
[示例]

愛(ài)心捐助同學(xué)的倡議書(shū)

全縣的廣大團(tuán)員青年、干部職工、愛(ài)心人士：
你們好！當(dāng)我們安然有序地學(xué)習(xí)工作、安康幸福地享受生活時(shí)，一個(gè)不幸的家庭卻在緊急呼救！一個(gè)充滿生活熱情的生命正在泣血求助！
他，就是大方一中2011級(jí)高二(5)班的盧彬同學(xué)。盧彬同學(xué)家住邊遠(yuǎn)、偏僻、落后的大方縣牛場(chǎng)鄉(xiāng)九龍村四組，世代以務(wù)農(nóng)為生，家庭經(jīng)濟(jì)拮據(jù)，且只有一份土地。然而不幸降臨了，他于今年6月經(jīng)中國(guó)人民解放軍四十四醫(yī)院檢查確診為尿毒癥，換腎手術(shù)費(fèi)以及藥費(fèi)需要60萬(wàn)元。為了給他醫(yī)治，其父母已用完了所有積蓄，債臺(tái)高筑，知情的親朋與鄰居也都紛紛解囊。然而杯水車薪，巨額的醫(yī)藥費(fèi)用仍然橫亙?cè)阱钊醯纳啊?br>一個(gè)人的付出可能是杯水車薪，但是如果有更多的人獻(xiàn)出自己的愛(ài)心，也許就能幫助最需要的人度過(guò)最難熬的日子，獲得重生。讓我們伸出援助之手，為這個(gè)飽受病魔折磨的生命做點(diǎn)什么吧！眾人拾柴火焰高，愛(ài)心捐助匯暖流！您所捐助的每一元錢都飽含著無(wú)價(jià)的愛(ài)心，都將化成一縷縷陽(yáng)光，匯成一股股甘泉，給厄運(yùn)中人以無(wú)限力量。讓我們用博愛(ài)的胸懷鑄就世間的真情，用奉獻(xiàn)的行動(dòng)拯救寶貴的生命！愿我們的點(diǎn)滴付出凝聚成愛(ài)心的彩虹，讓暗淡的生命重新煥發(fā)出燦爛的生機(jī)！
我們熱忱地期盼您的援助！

××市××××中學(xué)　　
××××年××月××日