紀要是對一些重要會議或典型調(diào)查活動，摘取要點整理而成的文書。紀要往往要進行理論上的提煉加工，具有普遍的指導(dǎo)意義，有時也在報刊上公開發(fā)表。紀要應(yīng)有明確的指導(dǎo)思想，突出基本觀點，達到指導(dǎo)工作或宣傳教育的目的。但它不像論文那樣連貫地進行論證，而只是對活動的概況、發(fā)言要點、綜合性的結(jié)論、要求等，進行提綱挈領(lǐng)的集納概括。其結(jié)構(gòu)形式，沒有固定的格式，常見的大體三種類型：①綜述，綜合提煉原始材料，分幾個部分，分別作較完整系統(tǒng)的說明和論述；②分列標題形式，以總標題和若干分標題為綱目，分類摘錄，按問題組合，闡述實質(zhì)性內(nèi)容；③綜合記錄形式，一般分問題，將發(fā)言或訪問的重點內(nèi)容擇要列出。無論采用哪種形式，開頭都應(yīng)對會議或活動的概況、目的意義作簡明扼要的介紹。語言文字，力求準確樸實，條理分明。
紀要常見的有會議紀要、座談會紀要、商務(wù)會談紀要等。
會議紀要是根據(jù)會議的宗旨、議程、文件、記錄等材料，用準確、精煉的語言，綜合反映會議概況和要點的一種文件。內(nèi)容具有系統(tǒng)性、完整性、深刻性等特點。常用于重要會議，或作為文件下達，或用公報等形式公開發(fā)表。根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，可分為：①指示性紀要，這類紀要往往形成指導(dǎo)性文件；②決定性紀要，主要反映領(lǐng)導(dǎo)層例會或辦公會議的決定；③情況性紀要，主要是輸出會議概況的信息。其寫法一般分四個部分：①標題，由召集會議的組織名稱、會議名稱和“紀要”組成，有的可在標題下寫上時間；②開頭，即前言。簡明扼要地介紹會議的基本情況，會議的名稱、起訖時間、地點，會議的目的，主持人，參加會議的組織及人員，會議基本議程，會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人，上級領(lǐng)導(dǎo)及其講話內(nèi)容的要點，主要活動和會議結(jié)果等；③主體。說明會議的中心內(nèi)容和主要精神，根據(jù)什么指導(dǎo)思想，解決了哪些問題，決定了今后工作的哪些原則、措施和辦法等。一般可以把會議中的報告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容，按問題分類，分成幾個部分闡明。除報告人、重要發(fā)言要提出名字之外，一般的綜合意見，多用“與會者認為”、“會議認為”作敘述；④結(jié)尾。一般是提出希望、號召，要有關(guān)單位認真貫徹會議精神，努力完成會上提出的各項任務(wù)。但也可以不寫結(jié)尾，正文最后一個問題寫完就自然結(jié)束。
座談會紀要是會議紀要之一，屬情況性紀要，一般用綜合記錄形式的寫法?？蓞⒄找话銜h紀要寫法，根據(jù)座談會的內(nèi)容相應(yīng)地靈活運用。座談會上的共同的一致的意見，可用“與會者認為”“與會者一致認為”的措辭。所謂“綜合記錄”,“綜合”是將座談會上談的內(nèi)容加以分類，“記錄”是某人就這個問題的發(fā)言，如實地加以記錄整理，以生動地反映座談經(jīng)過情況和各種意見的具體提法。學(xué)習(xí)重要講話、文件、社論的座談會，可重點分述學(xué)習(xí)心得體會；專題性座談會，可圍繞專題紀要；征詢性座談會，可重點記錄贊同哪些，修改意見有哪些；調(diào)查性座談會，可分列座談會上反映了哪些情況。
商務(wù)會談紀要是把商務(wù)會談的概況及其成果擇要整理撰寫而成的文書。往往對參加會談的各方具有共同的制約力，是公關(guān)的信守度的書面保證。格式一般由三部分組成：標題，正文，結(jié)尾。標題由參加會談的商業(yè)組織名稱，會談的內(nèi)容兩部分組成。正文一般由前言和主體兩部分組成。前言簡要介紹會談的時間、地點、目的，會談主持單位或主持人，參加會談的組織名稱及其代表、與會人員，談判的主要項目等。主體是紀要的核心部分，反映會談的中心內(nèi)容和成果。可按談判過程的一般模式由開始、洽談、協(xié)議的三個階段的順序撰寫。清楚地寫明會談的項目、經(jīng)過，詳細地寫明會談的結(jié)果，對實施細則或補充、附加條件，會談各方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)，履行的職責(zé)，必須交代明白。如果會談后立即簽約的，也應(yīng)寫明。結(jié)尾，主要寫會談各方共同商定的協(xié)議內(nèi)容，也可概述參加會談的主管領(lǐng)導(dǎo)的帶有總結(jié)性的講話。最后在紀要正文右下方署上與會各方組織的名稱，有的還要寫上各方首席發(fā)表人或全權(quán)代表的姓名(簽名),注明紀要成文的日期。